Enterprise Portfolio Management jako základní stavební prvek Enterprise Architektury

Předchozí článek byl zaměřen na problematiku dezinterpretace Solution a Enterprise Architektury. Zde však problémy, s nimiž se naši prospekti setkávají, nekončí. Mezi obzvlášť opakující se výzvy patří implementace a realizace aplikační strategie, která racionalizuje jejich původní portfolio a jeho současná příprava na příliv rychlého sledu nových byznys požadavků, legislativních změn a technologií. Mezi nejčastější problémy v této souvislosti můžeme zařadit:

• absence propojení strategie, investic a aktuálního stavu aplikací,
• nejasná technologická a byznys hodnota aplikací i riziko s nimi spojené,
• duplicitní a redundantní data, případně úplná absence dat,
• narůstající technologický dluh,
• absence celkového obrazu organizace, tedy propojení nejen mezi aplikacemi navzájem.

S těmito problémy souvisí nezodpovězené otázky jako:

• Kdo, jak, kde, kdy a proč používá jednotlivé aplikace?
• Jak jsou aplikace navzájem propojeny? A jak ovlivní změna jedné aplikace různé části organizace?
• Které aplikace s sebou nesou riziko v souvislosti se zastaralými technologiemi?
• Jak dobře aplikace podporují byznys cíle a slouží jeho potřebám?
• Do kterých aplikací investovat? A naopak, které aplikace udržovat a které vyřadit?

Výše uvedené otázky spadají pod záštitu Enterprise Architektonického oddělení, které musí být schopno na ně odpovědět. Holistická Enterprise Architektura (dále jen HEA) zahrnuje několik domén, kterými se, v závislosti na zralosti a úrovni schopností Enterprise Architektonického oddělení, zabývá. Kromě pohledu skrze domény se však můžeme na HEA dívat  i prostřednictvím klíčových oblastí , kterým se věnuje. Mezi tyto oblasti patří Risk&Security Management, Business Process Management, Strategy&Business Modeling, Data Management, Portolio Management a jiné, přičemž se v rámci HEA aplikují různé přístupy jako Customer Experience Design, Capability Based Planning, nebo Data-Driven Decision-Making.

V tomto článku se blíže podíváme na Portfolio Management, který kromě jiných oblastí, přístupů a domén podporuje robustní kolaborativní platforma Bizzdesign. Zároveň článek poukáže na to, jak se mohou data roztroušená v separátních systémech transformovat do podoby důvěryhodných informací sloužících jako podpora pro rozhodování a dosahování stanovených strategických cílů.

Článek je vytvořen nad příkladem Application Portolio Management (dále jen APM) s využitím fiktivních dat v prostředí platformy Bizzdesign. Bizzdesign v rámci Portolio Management neomezuje uživatele na konkrétní typ entit v katalozích. Právě naopak, umožňuje spravovat portolie pro různé katalogy dat, nejčastější aplikace, technologickou infrastrukturu, procesy či capability.

Konsolidace dat a budování Single Source of Truth

Prvotním úkonem před iniciální implementací Portfolio Management je analýza zdrojů dat a následná konsolidace těchto dat. Je nezbytné centralizovat relevantní data do jednoho zdroje, přičemž musí být zajištěna důvěra v tato data a zdroje, ze kterých pocházejí. Relevantní data budou pravděbodobně roztroušena v různých separátních systémech. V rámci příkladu APM by relevantními daty byla finanční data, monitorovací data, data z CMDB, data související s životními cykly aplikací, projektová data a podobně. Během konsolidace dat je třeba zajistit mapování dat na konkrétní aplikace, odstranit případné duplicity, a to za předpokladu, že byla předem ověřena důvěryhodnost zdrojů těchto dat a dat samotných. Problém s důvěryhodností dat může souviset s tím, že jsou neaktuální, nebo, v případě manuálně zadávaných dat, mohou být tato data jednoduše mylná. Nesmíme zapomínat na to, že je třeba etablovat Single Source of Truth prostřednictvím automatizovaných integrací, které zajistí tok dat v pravidelných intervalech. V opačném případě může nastat situace, kdy se data během jejich zpracování a přípravy pro analýzu Portfolio Management stanou neaktuálními.

V neposlední řadě je naším cílem získat data o propojení jednotlivých aplikací na okolí v organizaci. Tento krok však v případě Portfolio Managementu nemusí být nezbytný. Z pohledu HEA je však třeba evidovat vzájemná propojení a závislosti. Je to z toho důvodu, že pokud i v rámci Portfolio Managementu identifikujeme, například ztrátové objekty manažovaného katalogu, může vzniknout problém při snaze řešit tento stav, pokud absentují propojení, která nám umožní realizovat dopadové analýzy pro různé scénáře. Z pohledu propojení katalogu aplikací na okolí v organizaci nás prioritně zajímají procesy, ve kterých se aplikace využívají, infrastrukturní komponenty, na kterých jsou nasazeny, ale také strategické cíle, které má organizace nastaveno.

Základním cílem, nad kterým je budována platforma Bizzdesign, je podpora tvorby důvěryhodného Single Source of Truth. Možnosti, které tato platforma nabízí pro integrace s externími systémy byly popsány v předchozím článku Solution ≠ Enterprise Architektura. Za účelem vytvoření Single Source of Truth jsou k dispozici různé možnosti importu/exportu dat, ať už jsou to vestavěné konektory, funkce podporující standardizované vyměnné formáty, skriptovací jazyk a v neposlední řadě Open API (REST). Samozřejmostí v tomto případě jsou také rozsáhlé možnosti customizace defaultního metamodelu a platformy pro podporu specifických dat organizace. Z různých možností customizace platformy Bizzdesign jsou pro potřebu tvorby Single Source of Truth nejdůležitější tvorba vlastních atributů a profilů, customizace objektů a Data Blocks (speciální atributy, pro které lze nastavit defaultní editory či naplánovat program aktualizace hodnot), či tvorba vlastních.

Příklad: v příkladovém APM byl Single Source of Truth vybudován nad monitorovacími, finančními daty a daty z CMDB.

Iniciální implementace Portfolio Management

V tomto bodě již existuje Single Source of Truth, nad kterým lze vybudovat Portfolio Management. Platforma Bizzdesign disponuje univerzálním Portfolio Management, ve kterém lze spravovat různé katalogy dat. Výhodou je v tomto případě to, že Bizzdesign přepoužívá stávající data, tedy v příkladu katalog aplikací (zabraňuje a současně nevytváří duplicity). Zároveň je nutno podotknout, že změny v datech, které přitékají do Bizzdesign v pravidelných intervalech a vytvářejí tím Single Source of Truth, se automaticky projeví i v samotném Portfolio Management.

Portfolio Management v platformě Bizzdesign umožňuje propojit motivaci a strategie organizace se samotným Portfolio Management-em. Na základě těchto faktorů je následně možné evaluovat aktuální stav portfolia.

Příklad: v ukázkovém APM figurují jako zainteresovaní CEO, CIO a Portfolio Manager se svými cíli. Některé cíle jsou společné, jiné se naopak navzájem ovlivňují. CIO a Portfolio Manager se snaží o snížení IT nákladů, čímž vzníku pozitivní vliv těchto zainteresovaných na cíl Decrease IT costs. Nicméně CEO se svým hlavním cílem 5% market share growth negativně ovlivňuje cíl Decrease IT costs.

V následujících krocích se identifikuje katalog objektů, který bude skrze portfolio spravován, specifické metriky (nositelé hodnot jako např. cena) a srozumitelné grafy potřebné pro vizualizaci sledovaných metrik a atributů. Metriky se v platformě Bizzdesign definují přes grafické rozhraní, přičemž lze vytvářet metriky různých datových typů či agregované metriky, které jsou výsledkem matematické operace jiných metrik s různou váhou. Na druhé straně grafy platformy Bizzdesign nabízejí nezbytnou funkcionalitu pro analýzu jako jsou filtrování dat na základě propojení či filtrování na základě hodnot jednotlivých metrik a atributů. V neposlední řadě Bizzdesign umožňuje definovat také tzv. Recommendation options. Prostřednictvím těchto doporučení je možné definovat akce se souvisejícími parametry, které budou realizovány nad jednotlivými objekty katalogu po jeho analýze.

Příklad: v příkladovém APM byly vytvořeny agregované metriky jako IT Fit (průměr metriky IT alignment a IT Risk se stejnou váhou 1.0). Zároveň bylo definováno doporučení pro aplikace sestávající ze 4 možností Eliminate, Migrate, Invest a Tolarate.

Výstupem jednorázově definovaného portfolia je automaticky vyplněný dashboard , který lze analyzovat v pravidelných intervalech. Pod pravidelnými intervaly je myšlen cyklus, ve kterém přitékají nová (změněná) data z externích systémů do platformy Bizzdesign. Tato změna se automaticky projeví i v samotném portfoliu.

Příklad: v ukázkovém APM bylo vytvořeno několik dasboardů, včetně dashboardu prostřednictvím integrované Kibany (příklad Kibana vizualizace je v článku Solution ≠ Enterprise Architektura). Následná analýza dashboardu mimo jiné odhalila, že nejdražší aplikací v katalogu je aplikace PaySys. Ta má zároveň nízkou byznys a technickou hodnotu a je spjata s vysokým rizikem vycházející z analýzy zastaralých technologií, na kterých je postavena.

S pravidelnou změnou dat souvisí také potřeba uchování nějakého stavu portfolia v čase. Příkladem mohou být samotné řezy architektury, současný a cílový stav, ale i jiné. Jednotlivé stavy portfolia neboli tzv. snapshoty lze následně vzájemně porovnávat. Bizzdesign v tomto směru poskytuje funkcionalitu pro uchování jakéhokoli stavu portfolia v čase. Jednotlivé snapshoty jsou následně k dispozici v přehledné časové ose, která nabízí návrat k jednotlivým zachyceným snapshotům.

Analýza Portfolio Management

V momentě, kdy je portfolio jednorázově implementováno je možné přistoupit k analýze. Ta se následně provádí cyklicky v pravidelných intervalech. Analýza nabízí filtrování grafů, přidávání poznámek a především definici doporučení. Výsledkem analýzy je tedy přehled v podobě tabulky doporučení, která může být vstupním bodem pro návrh změn a plánování jejich dodávky.

Příklad: vycházeje z analýzy APM byla definována doporučení, přičemž některá byla schválena, jiná čekají na revizi. Tento proces zajistil vlastní Workflow, který byl definován prostřednictvím Bizzdesign platformy. Při definování doporučení (například eliminace aplikace PaySys) byly zároveň vyhodnocovány nastavené cíle jako Decrease IT costs, jejichž propojení jsme vytvořili na začátku definice portfolia.

Samotná analýza portfolia neslouží jen k identifikaci nejdražších či nejkritičtějších objektů katalogu. Právě naopak, umožňuje i zodpovědnou údržbu spravovaných objektů katalogu z pohledu naplňování stanovených strategických cílů, KPIs, dodržování standardů, interních předpisů, nebo legislativy. S tím úzce souvisí i další zmíněné oblasti, které podporují samotný Portfolio Management jako jsou Risk&Security Management, časová analýza dat či kategorizace objektů a jejich následná evaluace vůči stanovanému standardu, například GDPR. Současně je někdy zapotřebí vyhodnocovat katalog objektů z pohledu specifických kritérií, jako například cena, či riziko. Pro tyto účely Bizzdesign disponuje analytickými funkcemi , které lze spouštět nad různými mapami (diagramy, pohledy).

Jak již bylo v úvodu podotčeno, z pohledu Portfolio Management se může zdát, že práce končí. Bizzdesign nám umožnil identifikovat kritické komponenty, které budou součástí nezbytných změn. Nicméně z pohledu Enterprise Architektury práce teprve začíná. Právě v tomto bodě je třeba disponovat holistickým pohledem na organizaci a propojeními jednotlivých objektů. To umožní provést dopadové analýzy pro různé scénáře navrhovaných změn. Následně, když je identifikován nejlepší scénář je možné přistoupit k plánování dodávek změn. Bizzdesign tuto snahu podporuje specifickými pohledy jako jsou Roadmapy, nebo Life cycle views a jejich automatickým vyhodnocováním. Automatické vyhodnocování v tomto směru identifikuje možné konflitky, například v životních cyklech infraštrukturálních komponent a aplikace, která je na nich nasazena. Na dopadové analýzy a plánování dodávky změn v platformě Bizzdesign se však zaměříme v některém z budoucích článků.

Příklad: v této fázi příklad APM končí. Jeho výstupem byla definována doporučení. V úplném příkladu by si je mohl převzít Enterprise Architekt, který by podle doporučení navrhoval několik alternativních scénářů. Ty by mohl následně porovnat s využitím Scenario analysis view, aplikovat analytiku a realizovat dopadové analýzy. Nejlepší scénář by následně přešel do fáze plánování jeho dodávky.

Portfolio Management je komplexní problematika, která je propojena s množstvím dalších oblastí jako například zmiňovaným Risk&Security Management. Právě v tom spočívá hlavní síla Bizzdesgn platformy. Bizzdesign dokáže propojovat jednotlivá data a zainteresovaných, vytvořit dověryhodný Single Source of Truth a poskytuje funkcionalitu pro management zmíněných oblastí současně. Ve snaze naplňovat tuto devizu Bizzdesign poskytuje uživatelům ideální kombinaci funkcionalit pro řešení komplexních problémů v oblasti Enterprise Architektury.

Příklad: v rámci příkladové ukázky APM nad fiktivními daty se původní vzájemně nepropojená data udržovaná v separátních systémech transformovala do podoby srozumitelných a důvěryhodných informací, na základě kterých byla definována doporučení pro změny. Ty povedou k naplňování stanovených cílů jako je snižování nákladů na IT či odstraňování duplicit.

autor Jozef Melicherčík

Zdroje

[1] Marc Lankhorst, Lianne Bodenstaff, Sven van Dijk, Dick Quartel, Peter Matthijssen, Joost Niehof, 2016 [Datum: 01.04.2022] https://go.bizzdesign.com/ebook-Application-Portfolio-Management